1. Inleiding – Onze toewijding aan jouw privacy
Zen Ruimte Flow is een informatieve website en studio-omgeving gericht op yoga, mindful bewegen en holistisch welzijn. Wanneer je onze website https://zenruimteflow.com bezoekt, een les boekt of contact met ons opneemt, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Wij behandelen deze gegevens zorgvuldig en in lijn met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we ze beschermen en welke keuzes en rechten jij daarbij hebt. We vinden het belangrijk dat je deze verklaring rustig kunt doornemen, zodat je precies weet waar je aan toe bent wanneer je gebruikmaakt van onze website en diensten, zoals het bekijken van yogastijlen, het raadplegen van het lesrooster of het maken van een boeking.
2. Informatie die wij verzamelen
Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn om jou een veilige, duidelijke en persoonlijke ervaring te bieden op onze website en in onze studio. Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, gaat het onder meer om de volgende categorieën gegevens:
2.1 Gegevens bij boekingen
Wanneer je via onze website een les, programma of sessie boekt, kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:
- Naam en voornaam;
- Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);
- Eventuele factuur- of adresgegevens indien relevant;
- Geselecteerde les, programma of activiteit, datum en tijd;
- Voorkeuren voor instructeur of niveau (bijvoorbeeld via de pagina instructeurs);
- Betalingsgerelateerde gegevens (via een externe betaalprovider, zie ook ‘Delen van informatie’).
2.2 Contact- en communicatiegegevens
Wanneer je het contactformulier invult, ons mailt of belt, verwerken wij de gegevens die je zelf met ons deelt, waaronder:
- Naam en contactgegevens;
- Onderwerp van je vraag of bericht;
- Alle andere informatie die je vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld feedback over een yogastijl of ervaring met een les).
2.3 Optionele wellness- en gezondheidsvoorkeuren
Om jou veilig en op maat te kunnen begeleiden, kun je er vrijwillig voor kiezen om bepaalde wellness- of gezondheidsvoorkeuren met ons te delen, zoals:
- Yogalevel (beginner, gevorderd, etc.);
- Fysieke aandachtspunten of beperkingen die relevant zijn voor deelname aan een les;
- Voorkeuren voor rustigere of intensievere sessies.
Wij vragen je uitsluitend om deze informatie als dit strikt noodzakelijk is voor jouw veiligheid en het kunnen aanbieden van passende lessen. Je bent nooit verplicht deze optionele gegevens te verstrekken, maar het kan jouw ervaring bij Zen Ruimte Flow verbeteren.
2.4 Gebruiks- en bezoekgegevens van de website
Bij het gebruik van onze website verzamelen wij automatisch bepaalde technische en gebruiksgegevens, zoals:
- IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk);
- Apparaattype, browsertype en -versie;
- Bezochte pagina's (bijvoorbeeld Yoga, Rooster, Over);
- Datum, tijd en duur van je bezoek;
- Navigatiepatronen en klikgedrag.
Deze gegevens worden voornamelijk verzameld via cookies en vergelijkbare technieken. Meer hierover lees je in de paragraaf ‘Cookies en trackingtechnologieën’.
3. Gebruik van jouw informatie
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. De belangrijkste doelen zijn:
3.1 Voor het beheren van boekingen en lessen
Wij verwerken jouw gegevens om:
- Boekingen via de boekingspagina te registreren en te bevestigen;
- Je te informeren over wijzigingen in het lesrooster of programma’s;
- Deelnemerslijsten samen te stellen voor lessen en programma’s;
- Eventuele betalingen te verwerken via een externe betaalprovider.
3.2 Voor communicatie en klantenservice
We gebruiken je contactgegevens om:
- Te reageren op vragen of verzoeken die via Contact binnenkomen;
- Je praktische informatie te sturen over lessen, wijzigingen of annuleringen;
- Je feedback te verwerken zodat we onze studio en website kunnen verbeteren.
3.3 Voor persoonlijke begeleiding en veiligheid
Optionele wellness- en gezondheidsvoorkeuren gebruiken we uitsluitend om:
- Te beoordelen of een les of programma passend en veilig voor je is;
- De inhoud van lessen af te stemmen op het niveau en de behoeften van deelnemers;
- Je indien nodig te adviseren over alternatieve lessen of programma’s.
3.4 Voor optimalisatie van de website en diensten
Met behulp van geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gebruiksgegevens analyseren we het bezoek aan onze website om:
- Te begrijpen welke pagina’s (zoals Yoga of Programma’s) het meest worden bezocht;
- De structuur, inhoud en navigatie van de site te verbeteren;
- De prestaties en laadsnelheid van de website te optimaliseren;
- Beveiligingsincidenten te monitoren en te voorkomen.
3.5 Wettelijke verplichtingen
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren of te verstrekken, bijvoorbeeld voor fiscale of administratieve doeleinden, of wanneer bevoegde autoriteiten hierom verzoeken.
4. Delen van informatie met derden
Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden. Wel kan het nodig zijn je gegevens te delen met zorgvuldig geselecteerde partijen die ons helpen bij het kunnen leveren van onze diensten. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht of wanneer dat wettelijk verplicht is.
4.1 Dienstverleners en verwerkers
Wij kunnen persoonsgegevens delen met onder andere:
- Betaalproviders voor het veilig verwerken van (online) betalingen;
- IT- en hostingpartijen voor het technisch beschikbaar houden van de website;
- Boekings- en planningssystemen voor het beheren van lessen, classes en programma’s;
- Analyse- en statistiekdiensten om gebruik van de website in kaart te brengen.
Met deze partijen sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten, waarin onder andere staat vastgelegd hoe zij met jouw gegevens om moeten gaan en welke beveiligingsmaatregelen zij moeten nemen.
4.2 Wettelijke en regulatoire verplichtingen
Wij kunnen jouw gegevens verstrekken aan toezichthouders, belastingautoriteiten of opsporingsinstanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is om onze rechten, veiligheid of eigendommen te beschermen.
4.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Indien wij samen werken met dienstverleners die gegevens buiten de EER verwerken, zorgen wij ervoor dat passende beschermingsmaatregelen worden getroffen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
6. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van jouw persoonsgegevens zeer serieus. Daarom treffen we passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder andere:
- Gebruik van versleutelde verbindingen (HTTPS) voor onze website;
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens, uitsluitend voor medewerkers en dienstverleners voor wie dit noodzakelijk is;
- Gebruik van beveiligde systemen en wachtwoorden, en regelmatige updates en patches;
- Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen en processen;
- Waar mogelijk pseudonimisering en/of anonimisering van gegevens voor analyse.
Hoewel we er alles aan doen om jouw gegevens te beschermen, kan geen enkele vorm van online gegevensoverdracht of opslag 100% veilig worden gegarandeerd. Mocht je aanwijzingen hebben van misbruik of een beveiligingsincident, neem dan direct contact met ons op via de gegevens bij ‘Contactinformatie’.
7. Bewaartermijnen van persoonsgegevens
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn om gegevens langer te bewaren.
In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:
- Gegevens met betrekking tot boekingen en deelname aan lessen of programma’s bewaren wij zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en voor onze administratie, tot maximaal de wettelijke bewaartermijn.
- Contactgegevens die je hebt verstrekt via het contactformulier of per e-mail bewaren wij zolang dit nodig is om jouw vraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te beantwoorden.
- Optionele wellness- en gezondheidsvoorkeuren bewaren wij alleen zolang deze noodzakelijk zijn voor jouw deelname aan lessen of programma’s of zolang jij daar toestemming voor geeft.
- Gebruiks- en analysegegevens van de website worden waar mogelijk geanonimiseerd en vervolgens gebruikt voor statistische doeleinden.
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of op een zodanige manier geanonimiseerd dat ze niet langer naar jou herleidbaar zijn.
8. Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
Als betrokkene heb je op grond van de privacywetgeving diverse rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt in veel gevallen kosteloos een beroep doen op deze rechten. Hieronder volgt een samenvatting:
- Recht op inzage – Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en om hiervan een kopie te ontvangen.
- Recht op rectificatie – Indien jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen.
- Recht op verwijdering – In bepaalde gevallen kun je ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
- Recht op beperking van de verwerking – Je kunt verzoeken om de verwerking van jouw gegevens (tijdelijk) te beperken, bijvoorbeeld bij een lopende klacht of discussie over de juistheid van gegevens.
- Recht op overdraagbaarheid – Waar technisch mogelijk kun je vragen om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of door ons aan een derde te laten overdragen.
- Recht van bezwaar – Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld wanneer wij gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken – Wanneer wij jouw gegevens verwerken op basis van toestemming, heb je altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht, maar kan wel invloed hebben op toekomstige deelname of communicatie.
Wil je gebruikmaken van één van deze rechten, neem dan contact met ons op via de gegevens bij ‘Contactinformatie’. Wij kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit te verifiëren, zodat we jouw gegevens niet aan een ander verstrekken.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming als je van mening bent dat wij niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelen.
9. Links naar websites van derden
Onze website kan links bevatten naar externe websites of platforms, bijvoorbeeld voor aanvullende informatie over yoga, mindfulness of wellness, of voor het bekijken van inhoud van derden. Wanneer je op een dergelijke link klikt, verlaat je mogelijk de omgeving van Zen Ruimte Flow.
Wij hebben geen controle over de inhoud, het privacybeleid of de beveiligingsmaatregelen van deze externe websites. Wij raden je aan om bij elk bezoek aan een website van een derde partij de bijbehorende privacyverklaring en voorwaarden goed door te lezen. Zen Ruimte Flow kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de manier waarop deze externe partijen met jouw persoonsgegevens omgaan.
10. Privacy van kinderen
Onze website en diensten richten zich in de eerste plaats op volwassenen en jongeren die zelfstandig lessen of programma’s kunnen volgen. Wij hebben niet de intentie om bewust persoonsgegevens te verzamelen van kinderen onder de 16 jaar zonder toestemming van een ouder of wettelijke voogd.
Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming toch persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via de gegevens bij ‘Contactinformatie’. Wij zullen deze informatie dan zo snel mogelijk verwijderen of, indien nodig, de toestemming van de ouder of voogd verifiëren.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten veranderen of wanneer nieuwe wettelijke vereisten dit noodzakelijk maken. De meest actuele versie is altijd te vinden op https://zenruimteflow.com/privacy-policy/.
Bij ingrijpende wijzigingen die impact hebben op de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan, zullen wij je waar mogelijk actief informeren, bijvoorbeeld via de website of per e-mail, zodat je op de hoogte blijft van de laatste stand van zaken.
12. Contactinformatie
Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je een verzoek indienen met betrekking tot jouw persoonsgegevens of een zorgen of klacht met ons delen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij streven ernaar om je vraag zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te beantwoorden.
Je kunt ons bereiken via de contactmogelijkheden op de pagina Contact. Vermeld in je bericht bij voorkeur dat het gaat om een privacy- of AVG-vraag, zodat wij je verzoek snel bij de juiste persoon kunnen neerleggen.
Daarnaast kun je via de website ook meer informatie vinden over onze Algemene voorwaarden en de manier waarop wij onze diensten aanbieden, waaronder lessen, studio-activiteiten en programma’s.